Control de rentas en Excel: la plantilla y cómo llevarla cada mes
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Casi todos los que rentan bodegas, locales o departamentos empiezan igual: una hoja de Excel con una fila por inquilino y una columna por mes. Funciona, hasta el día en que no sabes si alguien te pagó por transferencia, o te das cuenta en octubre de que un inquilino no te paga desde julio.
Esta plantilla es la hoja que haríamos nosotros si lleváramos las rentas en Excel. Se colorea sola, te dice cuánto te deben hoy y, el día que crezcas, se sube a Rendo tal cual.
Plantilla de control de rentas
Excel · Google Sheets · Numbers
Funciona en Excel, en Google Sheets (Archivo › Importar) y en Numbers.
Qué trae la plantilla
- Cobranza: la hoja de todos los días. Una fila por contrato y una columna por mes. Arriba, cuánto te deben pagar ese mes, cuánto cobraste y cuánto falta.
- Contratos: quién renta qué, desde cuándo y en cuánto.
- Clientes: tus inquilinos y cómo contactarlos.
- Unidades: tus bodegas, locales o departamentos.
- Cómo usarla: las instrucciones, dentro del mismo archivo, para cuando lo abras en dos meses.
Trae tres ejemplos de una plaza inventada, «Bodegas del Mar», para que veas los colores funcionando. Bórralos antes de capturar lo tuyo.
Cómo llenarla, en cuatro pasos
1. Unidades
Una fila por unidad: el edificio o plaza, el código con el que la conoces (A-01, L-3), el tipo (de una lista) y la renta de lista.
2. Clientes
Una fila por inquilino, aunque rente dos unidades. En Clave inventa un apodo corto: «maria», «sur», «01». Es el hilo que amarra al inquilino con su contrato, y es mejor que el nombre porque dos inquilinos se pueden llamar igual.
3. Contratos
Una fila por contrato: la unidad y la clave del cliente (las dos se eligen de una lista), la fecha de inicio y la renta mensual de ese inquilino, que puede no ser la de lista. Si tiene plazo, la fecha de fin.
4. Cobranza
Esta hoja se llena sola con tus contratos. Tú solo haces una cosa: cuando alguien te paga, escribes lo que pagó en la celda de su mes.
Qué significa cada color
| Color | Qué quiere decir |
|---|---|
| Verde | Pagó completo ese mes. |
| Amarillo | Pagó una parte. |
| Rojo | No ha pagado y ya pasaron los días de gracia. |
| Gris | No le toca: todavía no rentaba o ya se había ido. |
Los días de gracia se cambian arriba a la derecha de Cobranza. La plantilla da la renta por vencida el día 1 de cada mes más esos días. Con 5, un mes sin pago se pinta de rojo el día 7.
La columna Debe hoy suma, por inquilino, las rentas ya vencidas del año menos lo que pagó en esos meses. Arriba de esa columna está el total que te deben.
La rutina de cada mes
1. Cada vez que te paguen, anótalo ese mismo día. Lo que se anota «luego» es lo que se pierde. 2. Pasados los días de gracia, mira los rojos. Son las personas a las que hay que escribirles; aquí tienes mensajes listos para cobrar. 3. A fin de mes, compara el renglón «Cobrado» contra tu estado de cuenta. Si no cuadra, alguien te pagó y no lo anotaste, o anotaste algo que no llegó.
Tres reglas para que la hoja no te mienta
- Una fila por contrato, no por persona. Si alguien renta dos bodegas, son dos contratos.
- Nunca borres a quien se fue. Escribe su fecha de fin en Contratos: así sus meses se ponen grises y lo que te quedó a deber no desaparece.
- El depósito en garantía no es un pago. Va en su columna de Contratos, nunca en Cobranza. Si lo anotas como renta, un mes parece pagado cuando no lo está.
Cuándo Excel se queda corto
Una hoja de cálculo te dice quién debe. No hace nada al respecto. Estas son las señales de que ya te cuesta más de lo que te ahorra:
- Pasas la primera semana del mes mandando recordatorios uno por uno.
- Revisas el estado de cuenta para adivinar de quién es cada transferencia.
- Facturas en otro lado y tienes que cuadrar a mano qué ya facturaste.
- Más de una persona cobra, y cada quien tiene su copia del archivo.
- Tus unidades ya no caben en una pantalla.
De Excel a Rendo, sin recapturar
La plantilla está hecha para que el paso sea directo: sus hojas Unidades, Clientes y Contratos llevan exactamente los encabezados que lee el importador de Rendo.
1. En Contratos, llena Pagado hasta: el último día que cada quien tiene pagado. Sin ese dato, Rendo no sabe qué meses ya cobraste y los tomaría como adeudo. 2. En Rendo, en Primeros pasos, elige Subir una hoja de Excel (también está en Configuración › Edificios y plazas › Importar desde Excel) y sube este mismo archivo. 3. Rendo te enseña la vista previa completa de lo que va a dar de alta y solo escribe cuando tú aceptas. Si algo no cuadra, te dice qué renglón y qué columna, y no carga nada.
La hoja Cobranza se queda en tu computadora: Rendo no la lee. De ahí en adelante, Rendo manda los recordatorios, registra los pagos y factura cada mes. Si todavía no facturas, eso también es opcional.